Koło Naukowe Meritum

Konferencja Event Management 2 – Miejsce. Mecenat. Media., odbyła się w dniach 06-07.12.2012r. na Wydziale Zarządzania i Komunikacji Społecznej Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie.

Stanowiła drugą część cyklu dotyczącego event managementu. Pierwsza edycja, która miała miejsce w maju 2010r., odnosiła się głównie rozbieżności pomiędzy teoretycznym a praktycznym wymiarem zarządzania eventami.

Celem tegorocznej edycji było poszerzenie wiedzy młodych menadżerów kultury z całej Polski zainteresowanych tematyką event managementu, o wiedzę zogniskowaną wokół trzech podstawowych zagadnień:

Miejsce, czyli czym dla wydarzeń kulturalnych jest ich lokalizacja, możliwości przestrzeni i jak ten aspekt wspiera realizację projektów, czyli kilka słów o marketingu miejsca w eventach.

Mecenat, a więc o tym w jaki sposób organizacje wspierają działalność eventową, jakim kluczem kierują się wybierając wydarzenia, a to wszystko z zupełnie nie poddawanej wcześniej badaniom perspektywy mecenasów.

Media, jako ostatnie ogniwo oddziaływań w zarządzaniu eventowym, o olbrzymiej sile i znaczeniu na współczesnym rynku wydarzeń kulturalnych. O tym czym media są dla eventu, a czym event dla mediów.

Istotnym elementem przedsięwzięcia były również zajęcia warsztatowe, które dały możliwość praktycznego zastosowania wiedzy nabytej podczas wykładów.

Dzień 1. 6 grudnia 2012r. – Eventy kulturalne a marka miejsca

WYKŁADY

Konferencja Event Management 2 rozpoczęła się od krótkiego wystąpienia przewodniczącej Koła Naukowego Meritum – Aleksandry Piotrowskiej. W swym przemówieniu podziękowała wszystkim uczestnikom, którzy licznie zasiedli w sali 0.105; partnerom i sponsorom oraz wszystkim organizacjom i jednostkom uniwersyteckim, dzięki który wydarzenie w ogóle mogło się odbyć.

Dorota Rogozińska „Projekt Event Camp, czyli o szkoleniu i edukacji event managerów".

Ze względu na nieobecność pani Izabeli Helbin, która miała otworzyć sesję wykładową, konieczne było zmodyfikowanie planu Konferencji. Wykład otwierający został więc wygłoszony przez panią Dorotę Rogozińską, właścicielkę firmy Event Management Training Group oraz koordynatora ds. szkoleń w Stowarzyszeniu Branży Eventowej. Jest ona absolwentką Uniwersytetu Warszawskiego oraz Wyższej Szkoły Handlu i Finansów Międzynarodowych na kierunku organizacja i obsługa turystyki biznesowej. Prowadziła projekty szkoleniowe dla takich firm i instytucji jak Centrum Nauki Kopernik, Tramwaje Warszawskie, Skanska. Realizowała m.in. cykl spotkań ze studentami Akademii Wychowania Fizycznego w Warszawie z tematu „Event Manager – zawód przyszłości" oraz wykłady na temat tworzenia własnej firmy eventowej na bazie pozyskanych środków publicznych. Prowadziła liczne szkolenia, dla klientów indywidualnych i pracowników firm, dotyczące organizacji różnego rodzaju wydarzeń.

Pani Rogozińska przybliżyła w swym wystąpieniu „Projekt EventCamp, czyli szkoleniu i edukacji event managerów" przedsięwzięcie przygotowane przez Stowarzyszenie Branży Eventowej (SBE) przy współpracy z Event Manager Training Group (EMTG).

SBE zrzesza organizatorów, przedstawicieli miejsc eventowych i podwykonawców eventów, działa na rzecz popularyzacji i profesjonalizacji polskiego rynku wydarzeń oraz organizuje szkolenia, warsztaty, targi. EMTG z kolei prowadzi działalność edukacyjną z zakresu przeprowadzania spotkań firmowych, eventów promocyjnych i wszelkich wydarzeń dotyczących branży MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Events). Odbiorcami szkoleń są najczęściej pracownicy korporacyjni zajmujący się wydarzeniami firmowymi, osoby zatrudnione w agencjach eventowych, podwykonawcy (np. hotele) oraz freelance'rzy chcący założyć własną działalność gospodarczą w tej branży.

Rogozińska zwróciła uwagę na najnowszy projekt EMTG – Akademia Event Managera. Jest to program szkoleń zróżnicowanych pod względem zaawansowania przeznaczonych do odbiorców o różnym poziomie doświadczenia z zakresu organizowania i zarządzania eventami. Profesjonaliści od lat aktywni w branży przeszkolili już ok. 500 osób w ramach trzech poziomów szkoleniowych. Pierwszy poziom – podstawowy – skierowany jest do osób, które chcą się zajmować organizacją imprez, głównie studentów. Poziom rozszerzony przeznaczony jest dla osób mających już pewne profesjonalne doświadczenie, ponieważ dotyczy, poza organizowaniem, także aspektu planowania eventów. Ostatni poziom, branżowy, skierowany jest do profesjonalistów, którzy chcą pogłębić swoją wiedzę z bardzo specjalistycznych zagadnień, np. wedding planning'u.

EventCamp, startujący w styczniu 2013r., jest z kolei projektem bazującym na doświadczeniu barcamp'ów i jest pierwszym tego typu przedsięwzięciem w Polsce. Jest to seria nieformalnych spotkań, o różnej tematyce, prowadzonych przez prelegentów z branży MICE. EventCamp podzielony jest na dwie serie – dla studentów oraz biznesu. Wersja studencka ma odbywać się cztery razy w roku na uczelniach wyższych, bezpłatnie dla studentów danej jednostki. Natomiast EventCamp – Biznes jest szkoleniem odpłatnym, skierowanym do korporacji, agencji i będzie poruszało bardziej zaawansowane zagadnienia jak np. kwestie prawne, tendencje branży, celebrity management, nowinki techniczne. Rogozińska zwróciła uwagę, że taki rozdział na dwie grupy odbiorców był konieczny ze względu na brak wspólnego języka między początkującymi a zaawansowanymi event managerami.

Po wykładzie nastąpiła dyskusja z uczestnikami Konferencja. Na kluczowe pytanie „jak znaleźć pracę w branży eventowej?", pani Rogozińska doradziła staż w firmach incentive, w korporacjach czy hotelach w działach zajmujących się organizacją imprez, ponieważ agencje eventowe raczej szukają pracowników z dużym doświadczeniem. Stwierdziła także, że rynek w Polsce wciąż nie jest nasycony i założenie własnej firmy ma szanse powodzenia. Podkreśliła również znaczenie kontaktów w tej branży. Uczestnicy poprosili także o zdefiniowanie różnicy pomiędzy event managerem a project managerem. Rogozińska wyjaśniła, że project manager jest pojęciem szerszym i może dotyczyć różnych branż, natomiast każdy event manager musi być project managerem (chyba, że jest to duża firma z podziałem na działy finansowe, kreatywne etc.). Padło ze strony publiczności pytanie o literaturę z zakresu eventów, która, jak stwierdziła prelegentka, jest raczej znikoma w Polsce („Psychologia eventów" J. Bączek, „Turystyka biznesowa" M. Sidorkiewicz). Wiele jest pozycji literatury anglojęzycznej, jednak realia tam opisywane są odmienne od naszych. Zaleciła wszystkim zainteresowanym śledzenie czasopisma MICE Poland oraz portali internetowych.

Przemysław Kaczmarski „Koncept, partnerzy, miejsce, czas a sukces wydarzenia., czyli o tym co decyduje o osiągnięciu zamierzonego celu eventu".

Drugi, z planowanych na ten dzień Konferencji, wykład „Koncept, partnerzy, miejsce, czas a sukces wydarzenia. Czyli o tym co decyduje o osiągnięciu zamierzonego celu eventu"wygłoszony został przez Przemysława Kaczmarskiego – absolwenta London Metropolitan University oraz właściciela firmy Leisure Industry Group. Był także dyrektorem Stowarzyszenia Branży Eventowej oraz współorganizatorem Targów Event. Obecnie działa konsultingowo i szkoleniowo dla podmiotów z branży Events & Hospitality.

Już we wstępie referatu, Kaczmarski podkreślił istotność planowania w organizacji eventów. Skrupulatne przygotowanie alternatywnych rozwiązań, różnych scenariuszy, checklist, planów czasowych etc. gwarantuje szybkie rozwiązywanie nagłych problemów i awarii. Projekt musi być przygotowany z uwzględnieniem czasu, założeń partnerów i budżetu. Te trzy elementy są kluczowe dla realizacji przedsięwzięcia.

Prelegent nakreślił także mapę typologii eventów: wydarzenia sceniczne, czyli koncerty, pokazy, festiwale; wydarzenia kulturalne; wydarzenia korporacyjne i launchingowe; gale i celebracje; wydarzenia społeczne i publiczne; promocje produktowe i wydarzenia marketingowe; wydarzenia sportowe; wydarzenia incentive, czyli integracyjno-przygodowe; rozrywkowo-ugoszczeniowe.

Typ eventu wpływa na jego główny cel. W zależności od rodzaju nadrzędnym celem może być: integracja i motywacja; propagowanie jakiejś konkretnej idei; edukacja; inspirowanie i dostarczanie emocji; generowanie zysku; kształtowanie wizerunku marki i/lub miejsca.

Kaczmarski podpowiedział uczestnikom Konferencji, jak powinien wyglądać skuteczny proces planowania eventu. Pierwszym krokiem jest przygotowanie konceptu, w którym zawarte muszą być cele i założenia. Następnie konieczne jest przeprowadzenie researchu i rozpoznania. Kolejnym etapem jest opracowanie modelu, programu i mechanizmów, poprzez postawienie sobie pytań 5W – Why? Who? What? Where? When? Ostatnim etapem przygotowań są spotkania, rozmowy i negocjacje z wszystkimi partnerami.

Wybór właściwych partnerów był kolejnym obszarem, któremu Kaczmarski poświęcił dłuższą chwilę. Przede wszystkim, przygotowując ofertę, zalecił myślenie jak sponsor, postawienie się w roli drugiej strony i dostosowanie do jej potrzeb i możliwości listy korzyści, które jesteśmy w stanie zaoferować. Kolejnym aspektem jest wybranie odpowiednich marek, które mają tę samą grupę docelową jak przygotowywany event i pozwolą na wykorzystanie ich potencjału w tym zakresie. Kaczmarski podkreślił istotność współpracy z blogerami, na portalach społecznościowych oraz z lokalnymi instytucjami czy firmami.

Po wyborze odpowiedniej lokalizacji dla eventu (mogą to być obiekty eventowe, lokalizacje i przestrzenie na zewnątrz, lokalizacje mobilne, przestrzenie industrialne oraz hotele), należy koniecznie ją osobiście odwiedzić sprawdzając jakość obsługi i przeanalizować możliwości techniczne. Obowiązkiem jest także zażądanie venue spec, czyli listy infrastruktury.

Kaczmarski podzielił się ze słuchaczami także kilkoma praktycznymi uwagami, dotyczącymi planowania w czasie eventu: dobierz termin eventu uwzględniając typ i preferencje uczestników; sprawdź wydarzenia lokalne oraz eventy konkurencyjne; uważaj na święta, bieżące wydarzenia sportowe, kulturalne lub targi.

Jak się okazuje, większość ludzi szuka informacji o evencie po evencie, tzn. poszukuje np. w Internecie zdjęć czy relacji. Istotne jest więc kontynuowanie czynności promocyjnych nawet po fakcie. Bardzo ważne jest także przeprowadzenie ewaluacji, która umożliwi poprawienie działań przy następnej okazji.

Po bardzo interesującym wystąpieniu Przemysława Kaczmarskiego, słuchacze rozpoczęli zadawanie pytań do eksperta. Jedno z nich dotyczyło sposobu przedostania się ze swoją ofertą do dużych firm i koncernów. Kaczmarski zalecił przygotowanie bardzo starannej listy korzyści i kierowanie oferty do odpowiednich działów – przeważnie właściwym w firmie jest dział marketingu. Im bardziej unikatowe korzyści i innowacyjny projekt, tym większe szanse przebicia (zindywidualizowanie ofert dla konkretnych partnerów). Podkreślił również, że bezsensowne jest bombardowanie mailami firmy, które z czasem umieszczą nas na czarnych listach. Skuteczniejsze może się okazać bezpośrednie zatelefonowanie do sekretarki zarządu i zwrócenie jej uwagi na ciekawą ofertę przesłaną mailem.

Pojawiło się także pytanie odnośnie kontaktów z przedstawicielami mediów – tutaj ekspert sięgnął do własnych doświadczeń i zaznaczył, że media uwielbiają „celebrytów i nagrody" i że rozdawanie gadżetów czy wejściówek jest mało atrakcyjne. Zdecydowanie lepsze są pakiety korzyści, mające jakąś wartość dodaną.

Z perspektywy zarządzania ważne było spostrzeżenie Kaczmarskiego dotyczące lokalizacji eventu – niespotykane i oryginalne miejsca przeważnie bardzo podnoszą koszty, ponieważ tam organizator musi sam dostarczyć całe zaplecze techniczne i często brakuje odpowiednich warunków bezpieczeństwa.

Na pytanie o ścieżkę kariery i na co zwracają uwagę właściciele agencji reklamowych przy zatrudnianiu nowych pracowników, Kaczmarski szczerze odpowiedział, że kluczowa jest „styczność z Zachodem", tzn. dużym plusem jest znajomość działania branży eventowej z Australii, USA bądź Wielkiej Brytanii, ponieważ są to państwa z najdłuższą i najbardziej rozwiniętą tradycją w tej dziedzinie. Wskazał tutaj np. na „zachodnie spojrzenie na bezpieczeństwo".

Po wykładach uczestnicy konferencji udali się na przerwę. W filiżanką kawy lub butelką Frugo w dłoni, przy talerzu kanapek i innych specjałów serwowanych przez „sekcję cateringową" trwały rozmowy kuluarowe, które pozwoliły na wymianę ciekawych doświadczeń pomiędzy prelegentami i uczestnikami.

Od godziny 14.00 pod salami warsztatowymi rozpoczęły się zapisy do poszczególnych grup. Warsztaty były prowadzone w systemie 2 razy po 3, także każdy z uczestników miał możliwość wybrania dwóch najbardziej interesujących go szkoleń.

WARSZTATY

Przemysław Kaczmarski „Partnerzy eventu – media, sponsorzy, marki (brandy). Proces doboru i współpraca."

Pierwszego dnia konferencji odbyły się warsztaty prowadzone przez Przemysława Kaczmarskiego, był to zdecydowanie najbardziej oblegany punkt programu. Temat zajęć to „Partnerzy eventu – media, sponsorzy, marki (brandy). Proces doboru i współpraca." Warsztaty były kontynuacją wykładu, którego większość zgromadzonych wysłuchała rano. Obecni na sali zostali podzieleni na pięć grup: dwie grupy medialne, jedna grupa sponsorów oraz dwie grupy organizatorów. Ekipy zostały wyłonione metodą losowania. Następnie każda z grup miała za zadanie przygotowanie swojej własnej oferty. Sponsorzy wymyślali marki, które reprezentują, organizatorzy event, który chcą stworzyć, a media miały za zadanie stworzenie oferty medialnej radia, gazety i telewizji. Podczas wykonywania ćwiczenia każdy mógł liczyć na wsparcie i konsultacje ze strony prowadzącego. Po upłynięciu wyznaczonego czasu prelegent zaaranżował symulację konsultacji pomiędzy grupami. Chodziło o wykonanie procesu negocjacji pomiędzy grupą organizatorską a medialną, czy organizatorską a sponsorską. Każda z ekip prezentowała drugiej swoją ofertę, później następowała burzliwa dyskusja, a na końcu grupy zdawały relacje z tego co udało się im osiągnąć. Po skonfrontowaniu ze sobą wszystkich ekip prowadzący zrobił krótkie omówienie całej symulacji, oraz dał każdemu szansę na skomentowanie przebiegu i rezultatów ćwiczenia.

Aleksandra Koźmińska, Krzysztof Słaboń „Transformacja miejsca przez wydarzenie kulturalne, czyli kilka słów o SLOT ART FESTIVAL".

W sali 0.301 Aleksandra Koźmińska z Krakowa, oraz Krzysztof Słaboń z Gliwic poprowadzili warsztaty pod tytułem „Transformacja miejsca przez wydarzenie kulturalne, czyli kilka słów o SLOT ART FESTIVAL". Zarówno Ola, jak i Krzysiek tworzą w swoich miastach inicjatywy pod szyldem SLOTu (Stowarzyszenia Lokalnych Ośrodków Twórczych). Ponadto Krzysiek od 18 lat współtworzy SLOT ART FESTIVAL, ostatnimi laty jako Dyrektor Programowy. W trakcie tego festiwalu, odbywającego się w Lubiążu pod Wrocławiem ma miejsce kilkaset wydarzeń, w tym 140 warsztatów i koncerty około 100 kapel, uczestniczy w nich około 6 tys. osób.

Praca w grupach podczas warsztatów polegała na wpisaniu w plan klasztoru w Lubiążu (który jest drugim po Wersalu, największym neobarokowym obiektem w Europie; 2,5 raza większym niż Wawel) obiektów, które muszą być zlokalizowane na jego terenie. Były to miejsca związane z administracją, wydarzeniami programowymi czy określonymi strefami działalności.

W trakcie prezentacji wszystkich planów stworzonych przez grupy, prowadzący podkreślali na co warto zwrócić uwagę w trakcie planowania rozmieszczenia obiektów w przestrzeni festiwalowej. Były to między innymi: aspekty techniczne związane z rozchodzeniem się dźwięku, przepisy prawne, dotyczące: dróg ewakuacyjnych, polityki dostępowej, związane z nadzorem budowlanym czy konserwacją zabytków. Warto przyjrzeć się także rodzajowi aktywności na danym obszarze i czasowi trwania wydarzenia (tak, żeby one się nie pokrywały). Zadbać należy także o dostępność punktów medycznych i informacyjnych, przepustowość rejestracji oraz ciągi komunikacyjne. Trzeba wykorzystać architekturę i estetykę miejsca, zwracając jednocześnie uwagę na wymogi techniczne dotyczące poszczególnych punktów programu.

Po prezentacji map przyszedł czas na pytania. Jedno z nich dotyczyło finansowania tak dużego przedsięwzięcia. Dyrektor SAFu przyznał, że sponsoring raczej „przydarza się" niż jest regułą. Część pieniędzy Stowarzyszenie pozyskuje z działalności gospodarczej np. wynajmując przestrzenie w czasie festiwalu. Jednak największą część budżetu, udaje się uzyskać ze sprzedaży biletów. W tym wypadku niezwykle ważna jest obserwacja trendów i prognozowanie dotyczące wpływów z tego tytułu.

Ola Koźmińska odnosząc się do swoich doświadczeń przedstawiła sposób finansowania Slotu w Krakowie, który opiera się głównie na wymianie barterowej. W odniesieniu do trzech P: programu – produkcji – promocji, warto zadać sobie pytanie co tak naprawdę jest nam potrzebne i pod tym kątem znaleźć potencjalnych sponsorów, partnerów i patronów.

Ograniczony czas warsztatu niestety nie pozwolił na zadanie wszystkich pytań na forum, jednakże prowadzący byli do dyspozycji uczestników po zakończeniu drugiej tury warsztatów.

Aleksandra Piotrowska „Ludzie jako istota działania, czyli o systemach zarządzania wolontariatem na przykładzie eventów organizacji pozarządowych".

Na tym samym piętrze odbyły się warsztaty Oli Piotrowskiej, przewodniczącej KN Meritum, wieloletniej wolontariuszki Harcerskiego Ośrodka Wodnego i koordynatorki wolontariatu dwóch poprzednich edycji krakowskiego Slotu, pod tytułem: „Ludzie jako istota działania, czyli o systemach zarządzania wolontariatem na przykładzie eventów organizacji pozarządowych".

Na początku uczestnicy warsztatów, spośród których znaczna część sama była wolontariuszami, stworzyli definicję wolontariusza: jest to osoba, która bezinteresownie, chętnie, za darmo pomaga organizować jakieś wydarzenie. Jest ona jego wizytówką, ponieważ to z nią jako pierwszą się stykamy. Wykazuje także duże zainteresowanie sprawą. Wizja uczestników warsztatów w znacznym stopniu pokrywała się z ustawą o działalności pożytku publicznego i wolontariacie, w myśl której wolontariusz jest osobą, która dobrowolnie, bezpłatnie i w ustalonym przez siebie czasie pracy pomaga danej organizacji.

Osoby uczestniczące w ćwiczeniach wskazały także na różnice między wolontariuszem a pracownikiem, są to: wynagrodzenie, motywacja, wymiar godzin, odpowiedzialność, rozliczenie z wykonywanych zadań, jakość i skuteczność wykonywanej pracy, jej kontrola oraz posiadane wykształcenie i doświadczenie. Pojawiły się także liczne podobieństwa: konieczność wywiązywania się z powierzonych obowiązków i ich zakres, sposób rekrutacji, szkolenia, nagradzanie (zarówno materialne, jak i niematerialne). Kontrowersyjna okazała się kwestia dotycząca możliwości rozwoju – czy są one podobne, czy też zdecydowanie inne.

Na koniec warsztatu Ola przedstawiła swój autorski projekt – modelu 15 kroków, który wdraża w pracy z wolontariuszami:

1. poznaj wydarzenie i podziel zadania na działy,

2. stwórz grupy robocze,

3. wpisz grupy w schemat organizacyjny,

4. zrekrutuj i przeszkol koordynatorów,

5. opisz zadania, wyznacz warunki współpracy,

6. zrekrutuj wolontariuszy do grup,

7. daj informację zwrotną po zgłoszeniu,

8. spotkaj się z ludźmi,

9. kontaktuj się z z koordynatorami, przekaż kompetencje,

10. zadbaj o rezerwę,

11. ALE angażuj tylko tyle osób ile trzeba,

12. zadbaj o umowy i zaświadczenia,

13. pamiętaj o ludziach,

14. skontaktuj się po wydarzeniu,

15. dokonaj ewaluacji.

Dzień 2. 7 grudnia 2012r.

„Mecenasi kultury i przedstawiciele mediów".

WYKŁADY

prof. Emil Orzechowski „Marka Modjeska – jej kreacja (z udziałem mediów), jej wykorzystanie i dzisiejsze próby reanimacji".

Drugi dzień konferencji Event Management 2 – Miejsce. Mecenat. Media. rozpoczął prof. Emil Orzechowski wykładem „Marka Modjeska – jej kreacja (z udziałem mediów), jej wykorzystanie i dzisiejsze próby reanimacji".

Prof. Orzechowski to specjalista w zakresie teatrologii, zarządzania kulturą oraz zarządzania szkołami wyższymi. Współtwórca  Wydziału Zarządzania i Komunikacji Społecznej UJ oraz specjalizacji akademickiej Zarządzanie Kulturą. Inicjator i redaktor pierwszego w Polsce periodyku naukowego poświęconego zarządzaniu kulturą oraz pisma międzynarodowego o tej samej tematyce wydawanego w językach angielskim, niemieckim i polskim. Autor ok. 150 artykułów naukowych i 10 książek własnych min.: „Wokół zarządzania kulturą, edukacją, mediami"; „Kilka lekcji o teatrze"; „Dziś nawet żebrak musi być sprawnym menedżerem – o zarządzaniu kulturą i szkolnictwem wyższym".

Dlaczego właśnie marka, mecenat, media w kontekście Heleny Modrzejewskiej? Ponieważ jest to przykład konsekwentnego zarządzania swoją karierą i budowania własnej marki, docenianej po dziś dzień, nie tylko w Polsce, ale także w USA. Na przykładnie życia i twórczości tej wybitnej aktorki, można prześledzić relacje sztuka – komercjalizm, oraz problem utowarowienia artysty. Modrzejewska w trakcie swojego życia wypromowała setki produktów sygnowanych swoim nazwiskiem: kosmetyki, ubrania, słodycze. Zdawała sobie znakomicie sprawę z tego, że bez mediów trudno jest funkcjonować.

W kreowaniu marki Modjeska pomagali jej przyjaciele – towarzysza jej życia Gustawa Zimajera można nazwać nawet pierwszym menedżerem na scenach polskich. Z kolei jej przyjaciel Serwer Maciejowski stosował konkretne działania z zakresu public relations – wysyłał do mediów listy z jej zasługami i umiejętnościami, które były w większości nieprawdziwe. Mimo to, zostały przez prasę podchwycone i rozprzestrzeniane, co pomogło Modrzejewskiej w zdobyciu jeszcze większej sławy.

Aktorka konsekwentnie kreowała się na arystokratkę, bywała na spotkaniu różnego rodzaju towarzystw, kokietowała publiczność, mimo wielkich długów potrafiła odrzucać nawet najkorzystniejsze oferty w nadziei, że odmowa zwiększy jej „wartość", co w większości przypadków się sprawdziło.

Jednakże ponad materialną wartość sztuki stawiała polskość. Jako pierwsza w Ameryce podróżowała własnym wagonem, z napisem „Poland" co przyczyniło się do zwiększenia świadomości amerykanów dotyczącej nieistniejącego wtedy państwa.

Wymienione przez prof. Orzechowskiego przykłady kreowania własnej marki przez Modrzejewską mogą wprowadzić w zdumienie, szczególnie jeśli weźmie się pod uwagę okres w którym żyła aktorka (1840-1909). Z pewnością różne techniki z zakresu zarządzania mogą być przez nas wykorzystane obecnie. Jednak pytanie czy marka Modjeska zostanie zauważona i w pełni wykorzystana przez rynek zostaje nadal otwarte.

Krzysztof Gudowski "Czym event jest dla mediów, a czym media dla eventu?"

Kolejny wykład drugiego dnia konferencji dotyczył tego „Czym jest event dla mediów, a czym media dla eventu" i został przeprowadzony przez Krzysztofa Gudowskiego, redaktora naczelnego portalu „Kultura w Krakowie". Nasz prelegent jest dziennikarzem i fotografem z zamiłowania. Absolwentem Dziennikarstwa i Komunikacji Społecznej na Uniwersytecie Jana Pawła II w Krakowie, który współpracował m.in. z takimi portalami jak: Kraków Culture Press, TV Małopolska, Interia.pl, eduedu.pl, Ursynow.org.pl.

Gudowski na podstawie swojego doświadczenia, a więc setek maili które codziennie otrzymuje opowiedział o tym co robić, a czego unikać by nasze wydarzenie było odpowiednio wypromowane w mediach.

Przede wszystkim zwrócił uwagę na odpowiednie rozpoznanie rynku i wybór mediów, a tym samym targetu naszego wydarzenia. Jeśli źle dobierzemy portale na których będziemy publikować nie trafimy do potencjalnych odbiorców. Informacji o mediach należy szukać w czasopismach branżowych np. PRESS. Przed publikacją informacji na portalach internetowych warto sprawdzić komentarze na ich temat. Ostrzegał także przed czarnym PR-em, ma on zwykle miejsce, kiedy wyślemy wniosek o patronat do dwóch mediów, które się wzajemnie zwalczają.

Istotną sprawą jest także gęstość przekazu – a więc ilość informacji jakie chcemy nadać do odbiorców – przy inicjatywach studenckich, gdzie szczególnie ważne są rozbudowane opisy wydarzeń, należy wybrać media o większej gęstości np. portale studenckie.

Kontakt z mediami powinien odbywać się także w zwyczajowo ustalonej formie: informacje powinny być wysłane w odpowiednim czasie – 1,5 tygodnia przed konferencją prasową lub 2 tygodnie przed wydarzeniem. Kontaktujemy się z odpowiednimi osobami, w zależności od rodzaju medium – redaktorami interesujących nas działów, producentami, researcherami, dokumentalistami, osobą odpowiedzialną za patronaty medialne, a nie z redaktorem naczelnym, który dziennie otrzymuje ok. 500 maili.

Prelegent zwrócił także uwagę na fakt, że chociaż duże media uwiarygadniają event, to lepiej kontaktować się z tymi mniejszymi, ponieważ współpraca z nimi jest zwykle łatwiejsza i są one w stanie nam więcej zaoferować.

Podstawą kontaktów z mediami jest proponowanie konkretów. Jeśli nie możemy w trakcie wymiany 3-4 maili uzgodnić szczegółów dotyczących patronatu medialnego, lepiej umówić się na spotkanie. Ciekawą możliwością jest także barter – media udostępniają nam sprzęt do realizacji naszego własnego materiału w zamian za logo na materiałach reklamowych. Warto także założyć osobną stronę na portalu społecznościowym dla reprezentantów mediów. Zwykle wysyłamy kilka informacji o wydarzeniu, ale za każdym razem powinniśmy prezentować je z innego punktu widzenia.

Co zniechęca media? Wg Gudowskiego na pewno „biznesmenowanie", czyli za mało pasji, za dużo pieniędzy. Czarne listy PR-owców przekazywane są z redakcji do redakcji, więc nie warto znaleźć się w takim spisie. Również nadgorliwość nie jest mile widziana, należy odczekać po wysłaniu maila i dać dziennikarzowi możliwość jego przeczytania.

Krzysztof Gudowski zwrócił także uwagę na to, że ludzie bardzo często szukają informacji post factum, dlatego ważne jest zamieszczenie sprawozdania z organizowanego wydarzenia.

Jako przykład organizacji, od której należy uczyć się partnerskich relacji media-instytucja kultury podał Muzeum Narodowe w Krakowie. Na konferencjach prasowych przedstawicielom mediów rozdawane są skrótowe informacje (ok. 3 str.), zawierające najważniejsze dane na temat wystaw, jednak przedstawione w malowniczy sposób. Oprócz wiadomości mających zainteresować odbiorców, zawierają one także techniczne wskazówki dotyczące m.in. tego gdzie kręcić film, czy robić zdjęcia.

Mamy nadzieję, że wykład Krzysztofa Gudowskiego, zawierający dużo praktycznych wskazówek, okaże się cenny dla uczestników konferencji i wykorzystają oni jego rady w praktyce zarządzania eventami.

Anna Trzebiatowska „Miejsce, mecenat, media w eventach z perspektywy dyrektora programowego".

Ostatni referat z piątkowej sesji, „Miejsce, mecenat, media w eventach z perspektywy dyrektora programowego", wygłoszony został przez panią Annę Trzebiatowską – dyrektora artystycznego Międzynarodowego Festiwalu Kina Niezależnego Off Plus Camera.

Prelegentka rozpoczęła swoje wystąpienie od wskazania różnicy pomiędzy obowiązkami dyrektora programowego, którym była wcześniej, a dyrektorem artystycznym Festiwalu. Programowy selekcjonuje filmy, jeździ na inne festiwale, wymyśla sekcje, opracuje katalogi i informacje prasowe oraz uprawia networking. Dyrektor artystyczny robi to samo, plus opracowuje wizję artystyczną przedsięwzięcia, koncepcje wydarzeń towarzyszących i zajmuje się planowaniem jakich gości warto zaprosić do danej edycji Festiwalu.

Pani Trzebiatowska zaznaczyła, że Kraków jest jedynym miejscem, w którym Off Plus Camera mógłby się odbywać w tej formie, ze względu na liczbę i lokalizację kin studyjnych, w których odbywają się spotkania i seanse. Większość z nich znajduje się w niedalekiej odległości od Rynku Głównego, co znacznie ułatwia logistykę i zapewnia poczucie bezpieczeństwa zagranicznym gościom. Podkreśliła również istotność zasobów ludzkich w organizacji takiego projektu. Obecnie jedynie kilka osób jest na stałe zatrudnionych w biurze Stowarzyszenia a właściwy festiwal jest możliwy jedynie dzięki zastępom wolontariuszy, głównie studentom, których w Krakowie nie brakuje.

W działalności Festiwalu nieoceniona jest rola sponsorów, dzięki którym możliwe jest wręczanie nagrody w wysokości 100 tys. $ dla reżysera. Głównymi sponsorami festiwalu są Plus, allegro.pl, Noble Bank. Duże wsparcie stanowi Krakowskie Biuro Festiwalowe, które ułatwia np. kwestie pozwoleń na flagi i banery na płycie Rynku Głównego. Festiwal współpracuje również z Krakowską Komisją Filmową oraz PISF. Trzebiatowska stwierdziła, że wciąż jest miejsce na nowe festiwale, potencjał miasta i ludzi wciąż nie jest zupełnie wykorzystany.

Co ciekawe, prelegentka zwróciła uwagę na słabą kondycję dziennikarzy, jeśli chodzi o wiedzę z zakresu filmu. Większość nie ma czasu, by zapoznać się z programem, czy artystami i najprostszym rozwiązaniem jest przekazywanie konkretnych informacji, które Festiwal chce, by zostały opublikowane.

Na pytanie jednego z uczestników, czy nazwa głównego sponsora w tytule Festiwalu nie wpływa negatywnie na jego wizerunek i program, Trzebiatowska gorąco zaprzeczyła. Sponsora interesują jedynie liczby (np. 13 mln ekwiwalentu reklamowego) a nie to, co się dzieje w ramach Festiwalu.

Słuchacze zapytali także o plany na przyszłość Festiwalu – jeśli znajdą się odpowiednie fundusze, ruszą w przyszłym roku warsztaty na wzór Sundance Institute & Lab.

WARSZTATY

Po części wykładowej i przerwie nadszedł czas na warsztaty, w takiej samej formie jak poprzedniego dnia konferencji – trzy warsztaty w dwóch turach.

Justyna Przyborowicz „Medialne aspekty zarządzania eventem".

Warsztaty z Justyną Przyborowicz na temat „Medialne aspekty zarządzania eventem", odbyły się w piątkowe popołudnie w sali 3.101. Prowadząca jest doktorantką w Instytucie Kultury Uniwersytetu Jagiellońskiego. Ponadto jest autorką artykułów dotyczących organizacji medialnych, misji publicznej, kulturalnych aspektów zarządzania mediami.  Zrealizowała granty badawcze w instytucjach Unii Europejskiej. Zawodowo zajmuje się dziennikarstwem, ma na swoim koncie wywiady z czołowymi literatami, reżyserami i muzykami. Od 6 lat związana jest z Polskim Radiem w Opolu, gdzie prowadziła liczne programy o sztuce i literaturze oraz muzyce. Obecnie prowadzi i wydaje autorskie pasmo kulturalne.

Jak wykazało wstępne rozeznanie wśród uczestników warsztatów, większość zajmuje się bądź zainteresowana jest eventami kulturalnymi, jedynie nieliczni skupiają się na społecznych. Prowadząca zaznaczyła, że jest to typowy podział zainteresowań, jednak strategie instytucji np. medialnych, dotyczą zwykle aspektów ekonomicznych i pomijają kulturalne.

Tzw. burza mózgów wśród uczestników, pozwoliła określić rolę mediów w przygotowaniu eventów: patronaty, kształtowanie wizerunku w świadomości społecznej, promocja etc. Można je podzielić na dwie grupy: obszar kontaktów z mediami oraz sferę wizualizacyjną, czyli „sprzedawania" wydarzenia. Często zdarza się, że ta druga grupa, staje się ważniejsza od samej istoty wydarzenia.

Prowadząca podzieliła się ze słuchaczami spostrzeżeniami Marcina Świetlickiego, który nie posiada żadnego telefonu, ponieważ uważa, że w dzisiejszych czasach występuje marnowanie słów. Jest to ważne z punktu widzenia kampanii reklamowych, w których oszczędność słów jest kluczowa – inaczej zatracona zostaje istota sprawy, główny cel. Dotyczy to każdego jej wymiaru – od newsletterów, przez plakaty do haseł reklamowych. Np. newsletter powinien być tak skonstruowany, by dziennikarz mógł od razu z niego skorzystać, bez konieczności poprawek. Za najskuteczniejszą metodę budowania relacji z dziennikarzami, Przyborowicz uznała osobisty kontakt z nimi i/lub zindywidualizowane treści np. w mailach.

W dalszej części warsztatów, uczestnicy na konkretnych przykładach analizowali kształtowanie różnych narracji w kampaniach reklamowych. Tutaj należy wymienić kilka kategorii tychże narracji: dramaturgia, tajemnica snucia opowieści czy przemiana.

Na elementy narracji składa się warstwa akcji np. plakatu, na którym oglądający rozpoznaje jedynie kolory, słowa osoby. Druga warstwa to warstwa skojarzeń, gdy np. użytkownik kojarzy niebieską butelkę z kolorem wody. Jak wykazały badania, najlepsze kampanie reklamowe operowały w warstwie informacyjnej jedynie skrótami, opierały się w głównej mierze na skojarzeniach i kontekście.

Istotne w planowaniu takich kampanii jest dokładne określenie co, gdzie, kiedy, jak i kto w odniesieniu do reklamowanego produktu.

Michał Pałasz „Promocja i komunikacja internetowa instytucji kultury – social media i e-marketing".

Kolejny piątkowy warsztat poprowadził Michał Pałasz – specjalista i fascynat social media oraz ich wykorzystania dla celów promocji kultury, sztuki i instytucji kultury oraz komercyjnego: social media marketingu. Absolwent latynoamerykanistyki i zarządzania kulturą na Uniwersytecie Jagiellońskim. Doktorant na Wydziale Zarządzania i Komunikacji Społecznej UJ, w zakresie nauk o zarządzaniu – promocji kultury w socjal mediach. Współtwórca wirtualnego Muzeum Sztuki Erotycznej, który intensywnie działa na rzecz utworzenia Muzeum Erotyzmu w Krakowie.

Pałasz swój warsztat rozpoczął od wizualizacji sieci kontaktów i przepływów informacji na Facebooku. Następnie przeszedł do statystyk: najpopularniejszym muzeum na Facebooku jest Auschwitz (75 tys.), – strona prowadzona w czterech językach, następnie Muzeum Powstania Warszawskiego (50 tys.) oraz MOCAK (18 tys.). Z kolei wśród teatrów dramatycznych przoduje teatr Krystyny Jandy (12 tys.). Te dwa przykłady pozwalają wysnuć ogólne wnioski na temat popularności profili instytucji kultury – dużą rolę odgrywa znana osoba, która go promuje oraz dostępność językowa strony.

Prowadzący warsztat zwrócił także uwagę na to, że nastąpiła zmiana modelu komunikacji – z tradycyjnego „drzewa" przeszliśmy do postmodernistycznego „kłącza". Teraz każde staje się dziennikarzem, poprzez udostępnianie treści na swoim profilu. Jest to model charakteryzujący się cyfryzacją, wielokierunkowością oraz przemieszaniem ról.

Następnie Michał Pałasz poruszył zagadnienia związane z płatną reklamą w mediach społecznościowych. W przypadku takiej formy promocji możliwe jest płacenie za kliknięcie lub odsłonę strony internetowej. Dużą zaletą jest nie tylko możliwość precyzyjnego ustalenia budżetu, ale także dotarcie do ściśle określonego targetu. Ta forma reklamy charakteryzuje się dużą skutecznością i jest tania.

Warto również zapamiętać, że naszym fanom pokazuje się ok. 17% publikowanych przez nas treści, związane to jest z algorytmem Edge Rank, który chroni nas przed zalewem zbyt dużej ilości treści. W przypadku tego wskaźnika ważny jest wiek postu (w związku z tym trzeba publikować często – najlepiej 3 razy dziennie), jego waga (największą wagę ma tekst, najmniejszą odnośniki) i popularność (udostępnienia, komentarze, kliknięcia) oraz pokrewieństwo – czyli wcześniejsze interakcje między nami a odbiorcami.

Zachętą do prowadzenia działalności marketingowych instytucji kultury jest z pewnością fakt, że wokół nich, w przeciwieństwie do organizacji biznesowych, często same tworzą się społeczności.

Olga Lany „Dofinansowywanie eventów ze środków zewnętrznych oraz współpraca z mecenatami".

Ostatni z serii piątkowych warsztatów poprowadziła Olga Lany – kierownik działu marketingu w Teatrze Groteska w Krakowie. Absolwentka Uniwersytetu Jagiellońskiego. Warsztat dotyczył: „Dofinansowywania eventów ze środków zewnętrznych oraz współpracy z mecenatami".

Z pewnością uczestnicy konferencji mogli stwierdzić, że rozmawiają z osobą kompetentną – Teatr Groteska znajduje się w krajowej czołówce, jeśli chodzi o pozyskiwanie funduszy. Ponad połowa ich 6 mln budżetu uzyskiwana jest samodzielnie. Ok. 500 tys. złotych pochodzi od sponsorów, reszta uzyskiwana jest z dotacji: Unii Europejskiej, Ministerstwa Kultury, Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego i innych. Niestety w związku z kryzysem, który do instytucji kultury dociera dopiero teraz, dotacja podstawowa z budżetu miasta może zmniejszyć się o 25% w 2013 r. Do tego coraz trudniej jest pozyskać prywatnych sponsorów. Obecnie w związku z kryzysem trwają rozmowy odnośnie utrzymania współpracy z firmami od lat działającymi przy organizacji Wielkiej Parady Smoków. Jednak mimo wszystko współpraca instytucji publicznych z biznesem jest łatwiejsza, ponieważ istnieje większa przejrzystość finansowania i rozliczania projektów. W związku z trudną sytuacją ważne jest uzyskiwanie grantów zewnętrznych – czas pracy nad wnioskiem wynosi od 45 minut do 3 miesięcy, w zależności od tego czy wydarzenie jest nowe czy cykliczne. Średnio 3 z 7 napisanych wniosków uzyskują dotację.

Olga Lany podkreślała, że żeby utrzymać się na rynku i być atrakcyjnym dla odbiorców niezbędne jest pozyskiwanie dużych funduszy i organizacja wydarzeń dodatkowych, skierowanych zarówno do środowiska teatralnego, jak i szerokiej publiczności. Sama marka teatru jest już powszechnie znana w Krakowie, promuje się natomiast konkretne wydarzenia. Zwróciła także uwagę na ograniczenia dotyczące promocji, takie jak instrukcja ws. wizualizacji miasta, zgodnie z którą plakat każdego wydarzenia finansowanego z funduszy miejskich musi nie tylko spełniać określone wymagania, dotyczące rozmieszczenia poszczególnych elementów, ale także posiadać napis „prezydent miasta zaprasza…" co w znacznym stopniu ogranicza grafików.

W trakcie warsztatów padały liczne pytania dotyczące m.in. wykorzystania budżetu wydarzeń, tego co dzieje się ze scenografią po zakończeniu przedstawienia oraz problemów z prawami autorskimi do rekwizytów. Olga Lany chętnie odpowiadała na wszystkie pytania, obiecując jednocześnie pomóc w przyszłych działaniach uczestników konferencji.

Jako organizatorzy serdecznie dziękujemy wszystkim prelegentom, którym udało się mimo śnieżycy dotrzeć; uczestnikom za liczne przybycie; pomocnikom i wolontariuszom; sekcji "techników żywienia zbiorowego"; wszystkim partnerom, sponsorom i przyjaciołom, starym i nowym członkom Koła Naukowego MERITUM UJ.

DZIĘKUJEMY! i liczymy na dalszą współpracę.

Organizatorzy projektu:

• Koordynacja – Aleksandra Piotrowska,
• Pozyskiwanie funduszy, administracja stroną internetową - Agnieszka Pudełko,
• Marketing – Paweł Madetko, Weronika Pokojska, Edyta Prażuch, Michał Twaróg,
• Projektowanie materiałów wizualnych – Marcin Ochmański,
• Koordynacja wolontariatu – Joanna Strózik,
• Program – Agnieszka Matuszczak, Aleksandra Piotrowska, Monika Sowa, 
• Catering - Jacek Jurek, Karolina Marlińska, Anna Piotrowska, Monika Sowa,
• Rejestracja – Monika Dębowska, Izabela Mikruta, Karolina Niżyńska, Zuzanna Pajorska, Mateusz Zimnoch, 
• Logistyka - Anna Sabok, Katarzyna Zelek,
• Noclegi – Gabriela Orzech,
• Wolontariusze: Mateusz Cieplewski, Katarzyna Jakusik, Andrzej Kierski, Kinga Kozińska, Magdalena Miroń, Sylwia Miśkowiec, Sabina Pitera, Katarzyna Ragan, Karolina Świątek.
• Sprawozdanie: Paweł Madetko, Weronika Pokojska, Agnieszka Pudełko

Konferencja Event Management w liczbach:

• 2 dni,
• 5 wykładów,
• 8 sal,
• 12 warsztatów,
• 30 osób zaangażowanych w organizację,
• 126 uczestników,
• 265 fanów konferencji na Facebooku,
• 1200 kanapek,
• 5217 wyświetleń strony, w tym 848 w najlepszym dniu.

Więcej informacji na stronie wydarzenia: http://eventmanagement2.wordpress.com/

Zdjęcia na profilu Koła Naukowego Meritum

Konferencja została dofinansowana ze środków Rady Kół Naukowych