Konferencja Event Management 13.05.2011r.

Strona Konferencji Event Management

Obracając się w środowisku ludzi sztuki i kultury lub po prostu interesując się szerokim spektrum zjawisk kulturalnych, można zauważyć częste zmiany w stosowanym słownictwie. Obok street artu, vlepek, happeningów, designu, etc. pojawił się stosunkowo niedawno event. W zasadzie, pojęcie to wydaje się być oczywiste dla większości, jednak próba wyjaśnienia w języku polskim, jest nie jest prosta. Poza tym skojarzenia z eventem są bardzo szerokie, czy dotyczy więc każdej formy imprezy? Czym jest event? Czym się charakteryzuje? Co go wyróżnia?


Tematem eventów zajęła się Barbara Witkowicka podczas swoich badań w trakcie studiów z zakresu zarządzania kulturą na Uniwersytecie Jagiellońskim. Zauważywszy, jak dynamiczną i szeroką dziedziną kultury jest event, wciąż niezbadaną w wystarczający sposób, postanowiła zainicjować Konferencję „Event Management - między teorią a praktyką" na Wydziale Zarządzania i Komunikacji Społecznej UJ. Projekt został zorganizowany przez Koło Naukowe MERITUM, działające przy Instytucie Spraw Publicznych UJ, we współpracy z Kołem Naukowym STRATEG z Instytutu Ekonomi i Zarządzania UJ. Wydarzenie przyciągnęło wielu uczestników, czego zasługą jest szeroko zakrojona kampania promocyjna obejmująca: stronę internetową poświęconą Konferencji (www.konferencja2011em.wordpress.com), plakaty, wideo reklamowe, profile na portalach społecznościowych oraz spot reklamowy transmitowany w Radiofonii wraz z wywiadem z pomysłodawczynią inicjatywy.


Konferencja odbyła się 13 maja 2011r., o godz. 9.00, w sali 0.105 na Wydziale Zarządzania i Komunikacji Społecznej UJ. Słowo wstępne wygłosił prof. dr hab. Emil Orzechowski, Przewodniczący Rady Instytutu Kultury UJ, specjalista w zakresie zarządzania kulturą, natomiast uczestników wydarzenia powitał prowadzący konferencję mgr Marcin Laberschek oraz przewodniczące Koła Naukowego Meritum i Strateg. Już we wstępie zaznaczone zostały oczekiwania wobec konferencji, jako szansy na przeniesienie event managementu na płaszczyznę refleksji naukowej. Cały program skupiał się jednakże na dyskusjach z praktykami organizacji wydarzeń. Nie wystąpił ani jeden teoretyk w powyższej dziedzinie. Być może fakt ten potwierdza tezę, że ciężko jest rozmawiać o organizacji eventów jako dyscyplinie nauki?


Pierwszą część pt. „Edukacja event management w Polsce i za granicą" otwarła Barbara Witkowicka referatem „Czym jest event, event management?". Autorka skrótowo przedstawiła jak współcześnie kształtował się event management i jak na uniwersytetach w krajach anglosaskich zaczęły powstawać nowe kierunki o tym profilu. Pojęcie event, przyjęte w języku polskim w niezmienionej formie ortograficznej i fonetycznej odnosi się nie tylko do imprez kulturalnych. Będą się w  nim zawierać wszelkiego typu przedsięwzięcia - od zbiórek pieniędzy po wydarzenia sportowe, zjazdy, seminaria, warsztaty, koncerty, śluby i wiele innych. Dlatego ujęcie definicji eventu, która objęłaby te wszystkie działalności sprawia nie lada trudności, na co wskazywała niezbyt jasna formuła przedstawiona w prezentacji („Zdarzenie dziejące się w ustalonym czasie i miejscu, z udziałem lub bez pośredników" ). Ważnym natomiast było zaznaczenie wyróżniających się elementów event managementu: tymczasowość i unikalność każdego projektu, oraz to, że produkcja często ma miejsce w tym samym czasie co konsumpcja. Możliwe, że cechy, wymagające specjalnego podejścia, przemawiają na korzyść powstania odrębnej dyscypliny naukowej, jednakże, event management opiera się na znanych od lat teoriach zarządzania projektami, finansami, jakością, zasobami ludzkimi itp., o których naucza się na kierunkach zarządzania i marketingu.


Organizatorzy zaprosili na konferencję Monikę Krusiewicz, właścicielkę m.in. Event Managers Club, która zarysowała ofertę (niepaństwowej) Wyższej Szkoły Promocji w Warszawie, a także zaprezentowała ciekawe wyniki badań przeprowadzonych w 2009 roku wśród przedstawicieli branży eventowej odnośnie ich potrzeb edukacyjnych. Sto procent respondentów było zainteresowanych szkoleniami. Obszary z jakich chcieliby zdobyć wiedzę, oprócz tradycyjnych dyscyplin przydatnych w zarządzaniu projektem (jak finanse, etyka pracy, prawo pracy, E-PR czyli działań public relations realizowanych za pomocą Internetu), wiązały się ze specyfiką ich działalności: prawo w eventach, mierzenie efektywności eventów, zarządzanie czasem w eventach lub zarządzanie kosztami eventów. Co do dwóch ostatnich, można pozyskać na ten temat wiedzę ogólną i z łatwością zastosować ją do organizacji wydarzeń. Wydaje się, że trudniej byłoby dokonać tego zabiegu odnośnie prawa i pomiaru efektywności eventów, zważywszy na specyfikę produktu.


W Polsce jest wiele firm, które oferuje szkolenia z event managementu. Uczelni kształcących w tym kierunku lub pokrewnym jest sześć. Do wzięcia udziału w Konferencji Event Management zgłosiły się przedstawicielki tylko dwóch z nich. Oprócz Moniki Krusiewicz, która prowadzi zajęcia na wyżej omówionym kierunku, z referatem wystąpiły studentki Górnośląskiej Wyższej Szkoły Przedsiębiorczości im. Karola Goduli w Chorzowie, na której funkcjonuje kierunek: zarządzanie, o specjalności: event management – animacja kultury, rekreacji i turystyki lotniczej (nazwa sugeruje dość oryginalne rozumienie omawianej dziedziny). Warto wymienić ciekawe przedmioty, jakie znalazły się w programach studiów chorzowskich, jak i warszawskich: sponsoring i organizacjia wydarzeń, aspekty prawne sponsoringu i organizacji wydarzeń, konwencje, gastronomia i hotelarstwo business events, incentive (wyjazdy motywacyjne dla pracowników firmy za wyniki w pracy, lub realizowanych w celach integracyjno-szkoleniowych).


Uzupełnieniem do powyższych sprawozdań z polskich uczelni był referat Magdaleny Ładosz, studentki zarządzania kulturą na Uniwersytecie Jagiellońskim, która przedstawiła schematy programów studiów organizacji wydarzeń na uniwersytetach w Wielkiej Brytanii. Znajduje się tam 77 uczelni wyższych, które w 2012 roku zorganizowały 331 kursów event managementu. Większość z nich jest trzyletnia, czasem czteroletnia, z roczną (sic!) praktyką zawodową, na ogół płatną. Zajęcia dotyczą: biznesu, marketingu i public relations, reklamy, finansów i księgowości, zarządzania zasobami ludzkimi, organizacji konferencji (zastanawiające wyróżnienie), sztuki, mediów, itp. Godnym uwagi było zaprezentowanie przez Magdalenę Ładosz wyników badań  z 2005 roku przeprowadzonych metodą ankiety pocztowej, przesłanej do pracodawców, którzy zatrudnili absolwentów kierunku event management i arts management. Celem było sprawdzenie, czego oczekują i jakich umiejętności szukają przedsiębiorcy u przyszłych pracowników:
•    Najbardziej pożądanymi cechami były kompetencje zawodowe i organizacyjne. Kluczowe przy zatrudnieniu okazywało się doświadczenie w pracy przy eventach, natomiast wszelkie inne umiejętności okazywały się mało ważne.
•    Najbardziej cenionym doświadczeniem było nabyte w płatnej pracy, niewiele słabiej oceniono wolontariat i praktykę zawodową, zaś projekt studencki miał najniższą wartość w porównaniu z pozostałymi.
•    Za najważniejsze kompetencje uznano: zarządzanie projektem, udział w produkcji, pracę z widownią, budżetowanie, zbieranie funduszy, pracę z artystą oraz promocję i PR.
•    Najważniejszymi cechami kandydata do pracy powinny być w kolejności: poświęcenie, elastyczność, komunikatywność, umiejętność rozwiązywania problemów, chęć do nauki, niezawodność, motywacja, umiejętności komunikacyjne, wiedza zawodowa, odporność na stres, pasja, zarządzanie sobą.
•    Najczęstszymi kompetencjami kandydatów, według respondentów, są: chęć do nauki, pewność siebie, determinacja, sprawne posługiwanie się językiem pisanym i poświęcenie.
•    To czego brakuje kandydatom to: (wbrew powyższemu) umiejętności wypowiadania się na piśmie, doświadczenia, zarządzania sobą, radzenia sobie pod presją i znajomości prawdziwego świata.


Do wyżej omówionych umiejętności i cech odniosła się prof. dr hab. Grażyna Prawelska-Skrzypek, profesor nauk humanistycznych w dyscyplinie nauki o zarządzaniu z Uniwersytetu Jagiellońskiego. Swój wykład pt. „Kształcenie uniwersyteckie, a potrzeby rynku" rozpoczęła od tego, że ze względu na rosnące znaczenie eventów, ważne jest kto je sprawnie poprowadzi, jakich umiejętności i jakiej wiedzy potrzebuje taka osoba. Dla event menedżera szczególnie cenne wydają się być kompetencje: osobiste (komunikatywność, ogłada, solidność, odpowiedzialność), społeczne (kontakty międzyludzkie), organizacyjne i interdyscyplinarne (dotyczące wiedzy z zakresu organizowanych eventów). Z wniosków we wcześniejszym referacie wynika, że bardziej ceniona jest aktywność i doświadczenie, oraz kompetencje ogólne, a nie specjalistyczne. W tym kontekście warto się zastanowić nad sensem tworzenia wąsko specjalizowanych kierunków studiów. Uchwalona niedawno nowa ustawa dotycząca szkolnictwa wyższego daje uczelniom posiadającym wysoką rangę naukową dużą autonomię w uruchamianiu nowych kierunków studiów. Podstawowe jednostki organizacyjne uczelni wyższych o uprawnieniach habilitacyjnych mogą tworzyć dowolne kierunki studiów w obszarze posiadanych uprawnień. Warunkiem dla pierwszego lub drugiego stopnia jest odpowiednia ilość doktorów i pracowników samodzielnych, a także współpraca z pracodawcami w tworzeniu programu i kształceniu studentów (włączenie w dużym stopniu aspektu praktycznego). Powyższe wymogi nie odnoszą się do studiów podyplomowych.


Proponowane przez prof. Prawelską-Skrzypek możliwości dla event managementu to:
•    studia dualne (ściśle zintegrowane z działalnością praktyczną w organizacjach rynku pracy) lub studia bardziej ogólne, wzbogacane samodzielnie zdobytym doświadczeniem;
•    kształcenie modułowe – zbiór różnych form uczenia się prowadzących do wykształcenia określonych kompetencji;
•    Life Long Learning – wykształcenie ogólne wzbogacane o takie szkolenia (np. studia podyplomowe), jakie są potrzebne do wyspecjalizowania.
Szczególnie polecanym trybem jest kształcenie modułowe, gdyż studia nie są podporządkowane przedmiotom, ale nabyciu przez uczących się określonych kompetencji.


Krótka dyskusja, która wywiązała się wśród uczestników po ostatniej prezentacji, pozostawiła niestety kilka pytań bez odpowiedzi. Większość event managerów to samoucy, praktycy, korzystający ze szkoleń. Czy osobny kierunek studiów mógłby stworzyć lepszych event managerów niż ludzie, którzy uczą się od zera, mając ukończone np. studia ekonomiczne? Dla organizatorów wydarzeń najważniejsze jest to, że mają dostęp do zróżnicowanej oferty zdobywania wiedzy: czy to na kursach, czy na uniwersytecie. Nie można mieć pewności, że absolwent kierunku event management będzie bardziej wykwalifikowany od praktyka po kursach specjalistycznych, gdyż liczy się doświadczenie w projektowaniu i zarządzaniu projektem. Jednakże to, co może stanąć w obronie tworzenia kierunków to fakt, że studia wyższe, ze względu na to, że są usystematyzowane, są bardziej miarodajne niż kursy czy szkolenia. Studia ułatwiają również prowadzenie rzetelnych prac badawczych nad poprawą efektywności zarządzania eventem.


Natomiast, czy tworzenie specjalistycznej ścieżki naukowej na uczelniach wyższych zaowocuje wypuszczeniem na rynek lepszych organizatorów imprez niż ci, którzy zaczynają z bagażem ogólnej wiedzy o zarządzaniu? Zdaje się, z podobnym problemem borykały się również kultura, sport i inne dziedziny, które aktualnie są specjalizacjami kierunku zarządzanie i marketing. Formalna nauka nie jest kluczem do zdobycia najlepszych kwalifikacji, jednakże może w dużym stopniu pomóc w zapoznaniu się ze specyfiką działalności (pozyskiwanie funduszy, a wkład własny), prawidłowymi zasadami poruszania się w danym środowisku (odpowiedzialność przed wieloma podmiotami) czy uwzględnienia ważnych, szczególnych dla produktu elementów (bezpieczeństwo, kierowanie tłumem).
Druga część Konferencji „Event Management - między teorią a praktyką", czyli panel zatytułowany „Kraków eventami płynący", miał przedstawić uczestnikom spotkania specyfikę organizowania dużych eventów kulturalnych w mieście oraz odpowiedzieć na pytanie, czy tworzenie nowego kierunku studiów z zakresu zarządzania wydarzeniami jest zdaniem naszych gości potrzebne. Do dyskusji na ten właśnie temat, zaproszono przedstawicieli-organizatorów czterech festiwali odbywających się corocznie w Krakowie. Do grona tego należeli: Małgorzata Płysa, która reprezentowała Unsound Festival, Paweł Orski - dyrektora Festiwalu Muzyki Polskiej, Janusz Korosadowicz - pomysłodawcy i dyrektora Ogólnopolskiego Festiwalu Autorskich Filmów Animowanych OFAFA oraz Tomasz Jurecki, który reprezentował Festiwal Filmów Dokumentalnych Muzyka i Świat.


Wstęp do panelu przygotowała dr Joanna Szulborska-Łukaszewicz, doktor nauk humanistycznych w zakresie zarządzania kulturą, teatrolog, wieloletni pracownik administracji samorządowej i autorka książki „Polityka kulturalna w Krakowie" (2007). Zwróciła ona uwagę, że w ostatniej dekadzie silniej i bardziej świadomie władze miejskie promują markę Krakowa, czego przykładem jest Sześć Zmysłów oraz projekt Krakowskie Noce, wyróżniony w plebiscycie „Gazety Krakowskiej" oraz Polskiej Organizacji Turystycznej „Wielkie odkrywanie Małopolski". Preferencyjną pozycję w organizacji eventów i, co za tym idzie, uzyskaniu funduszy od miasta, ma Krakowskie Biuro Festiwalowe, jednak ważna jest świadomość, dlaczego, jak i które wydarzenia wspierać, aby przyczyniać się zarówno do rozwoju miasta, jak i do satysfakcji jego mieszkańców.


Rozmowa z organizatorami, jak i odbywający się po niej panel dyskusyjny z uczestnikami konferencji, prowadzony był przez Marcina Laberscheka. Od zaproszonych gości mogliśmy dowiedzieć się jak przechodzono od samego pomysłu stworzenia festiwalu do jego realizacji. W debacie poruszono również bardzo ważny aspekt, z punktu widzenia każdego event managera, a mianowicie w jaki sposób pozyskuje się środki finansowe na tego typu działalność.


Unsound Festival powstał w 2003 roku, jako przedsięwzięcie dwóch obcokrajowców, którzy w tym czasie mieszkali w Krakowie. Zorganizowali oni wówczas za własne pieniądze kilka koncertów, które zakończyły się niepowodzeniem, w związku z bardzo małą frekwencją publiczności. Gdy chcieli już spisać pomysł na straty, w 2004 roku z pomocą przyszedł im niemiecki Goethe-Institut, który był zainteresowany ideą Festiwalu, jaką było promowanie elektronicznej muzyki postępowej. Instytucja ta wspiera organizatorów, również finansowo, do dnia dzisiejszego. Do roku 2008 Festiwal rozwijał się jako niezależna struktura, kiedy to założono Fundację Tone, dzięki czemu organizatorzy mogą aplikować o fundusze m.in. z budżetu miasta. Wydarzenie, od tego czasu, wpisało się w politykę kulturalną urzędu miejskiego, jako jej stały element. Corocznie Festiwal otrzymuje środki z budżetu miasta na organizację i zdaniem Małgorzaty Płysy, Prezes Fundacji, dzięki temu mógł urosnąć do rangi dużego, międzynarodowego wydarzenia.


Janusz Korosadowicz, drugi z zaproszonych gości, jest pomysłodawcą i dyrektorem Ogólnopolskiego Festiwalu Autorskich Filmów Animowanych OFAFA, którego pierwsza edycja miała miejsce w 1993 roku. Pomysł na Festiwal zrodził się w jego głowie, gdy był pracownikiem Domu Kultury Podgórze. Główną ideą projektu, która do dzisiaj obowiązuje, jest promocja polskich, autorskich filmów animowanych. Festiwal uważany jest obecnie za jedno z ważniejszych wydarzeń w tej branży. Głównym organizatorem OFAFy jest Dom Kultury Podgórze oraz Stowarzyszenie Filmowców Polskich, przy czym druga instytucja przeznacza na organizację Festiwalu środki, które są podstawowym źródłem finansowania.


Kolejnym zaproszonym gościem był Tomasz Jurecki, który pojawił się w zastępstwie Kornelii Binicewicz, wraz z którą zakładał i organizuje od 2007 roku Festiwal Filmów Dokumentalnych Muzyka i Świat. Obecnie działają oni jako Stowarzyszenie Mozaika. Ich zdaniem główna idea wydarzenia jest bardzo prosta, czyli pokazywanie filmów o muzyce. Od początku organizatorzy kierowali się misją Festiwalu, a mianowicie: opowiadanie o muzyce i jej zapomnianych gatunkach, a w ten sposób poszerzanie horyzontów i łamanie stereotypów. Głównym partnerem wydarzenia jest Muzeum Sztuki i Techniki Japońskiej Manggha, które zapewnia zaplecze techniczne. Organizatorzy co roku starają się o fundusze zarówno ministerialne jak i miejskie, jednak tych pierwszych nigdy nie otrzymali. Ponadto, ze względu na brak środków finansowych, zeszłoroczna edycja musiała zostać odwołana.


Ostatnim przedstawicielem organizatorów krakowskich eventów kulturalnych był Paweł Orski, założyciel i obecny dyrektor Festiwalu Muzyki Polskiej. Główną ideą Festiwalu jest promowanie muzyki polskiej zarówno w kraju, jak i za granicą. Organizatorzy co roku zapraszają do Krakowa zagraniczne orkiestry i zespoły, które grają wyłącznie polski repertuar. Od zeszłego roku organizator wydarzenia, którym jest Stowarzyszenie Muzyki Polskiej zajmuje się także wydawnictwem płyt z muzyką polską oraz materiałów nutowych. Ze względu na swój rozmach, Festiwal potrzebuje dysponować równie dużym budżetem. I tu, jak podkreślał sam Paweł Orski, z pomocą przyszedł ówczesny prezydent miasta Krakowa. Budżet Festiwalu poza środkami od miasta jest bardzo mocno zasilany z puli ministerialnej. Finansowany jest bowiem w cyklu 3-letnim przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego.


Główne wnioski jakie mogli wyciągnąć z tej rozmowy uczestnicy konferencji to fakt, że najtrudniejszym i najbardziej niepewnym aspektem podczas organizacji tego typu wydarzeń są zawsze kwestie pozyskania funduszy. Wszyscy zaproszeni goście, którzy prowadzą swoją działalność kulturalną na terenie miasta Krakowa, zgodnie stwierdzili, że pomimo długoletniej działalności ich pozycja finansowa nie jest ugruntowana i w związku z obecną polityką kulturalną miasta, zapewne szybko się to nie zmieni. Goście wskazywali takie słabe punkty jak: niski ogólny budżet na kulturę, bardzo wysoki poziom biurokracji podczas rozliczania projektów, czy niepewność co do wysokości przyznanych środków aż do samego momentu rozstrzygnięcia konkursów, co bardzo często ma miejsce na chwilę przed rozpoczęciem wydarzenia. Wraz ze wzrostem marki i renomy danego festiwalu nie stabilizuje się jego sytuacja finansowa. Ma to oczywiście ogromny wpływ na planowanie tego typu przedsięwzięć. Bardzo ciężko jest zarządzać środkami finansowymi, jeżeli nie zna się wysokości najważniejszej transzy środków finansowych. Organizacja imprez w obszarach kultury, które nie należą do masowych jest bardzo specyficzna. Ze względu na ograniczoną publiczność, poniesionych koszty nie da się pokryć, przykładowo, tylko wpływami ze sprzedaży biletów. Dlatego myślenie o dofinansowaniu imprez kulturalnych ze środków publicznych jest, zdaniem Pawła Orskiego, myśleniem podstawowym. Pozyskanie prywatnego sponsora, który byłby w stanie wyłożyć odpowiednie środki, jest wręcz niemożliwe. Zazwyczaj tego typu współpraca ogranicza się głównie do wymiany barterowej. Jednak, aby te wydarzenia kulturalne mogły się odbywać i prezentować coraz szerszej publiczności swoje artystyczne odkrycia, potrzebne są im długookresowe zapewnienia wsparcia finansowego. I tu właśnie największą rolę odgrywa polityka kulturalna miasta. Przypomnijmy, że wszystkie prezentowane festiwale są organizowane w Krakowie, mieście, które swoją markę w dużej mierze buduje na szeroko pojętej kulturze i dziedzictwie kulturowym. Zdaniem zaproszonych gości konieczna jest zmiana, dzięki której dany organizator będzie mógł otrzymywać dotacje w systemie kilkuletnim, tak jak jest to w przypadku funduszy ministerialnych. Na główne zarzuty dotyczące właśnie polityki kulturalnej miasta odpowiadała dr Joanna Szulborska-Łukaszewicz. Jej zdaniem bardzo ważnym aspektem, który powinien wymusić zmiany w obecnym systemie podziału środków publicznych, są badania dotyczące wpływu ekonomicznego wydarzeń kulturalnych na  rozwój miasta.  Ekonomiczne podejście w negocjacjach z władzami jest bardzo istotne i tego typu badania miałyby na to duży wpływ.


Podsumowując, zainteresowanie tematem wśród uczestników konferencji było bardzo duże. Dokładnie przedstawiona została specyfika działalności na rynku wydarzeń kulturalnych w Krakowie, co było jednym z celów organizatorów konferencji. Drugim celem dotyczącym tej części Konferencji było uzyskanie odpowiedzi od gości-organizatorów, czy ich zdaniem istotne jest, aby event manager miał wykształcenie w tej właśnie dziedzinie i czy tworzenie nowego kierunku studiów związanych z zarządzaniem wydarzeniami jest potrzebne. Niestety na te pytania nie otrzymano dostatecznych odpowiedzi. Większość zebranych była bardziej zainteresowana aspektami czysto praktycznymi dotyczącymi organizacji festiwali czy eventów kulturalnych, niż uzyskaniem odpowiedzi na pytania stawiane przez organizatorów Konferencji. Jedynym gościem, który wyraził swoje zdanie w tej kwestii był Paweł Orski. Na początku lat 90-tych sam, jako absolwent Akademii Muzycznej,  uczestniczył w pilotażowym programie całorocznych wykładów prowadzonych przez Uniwersytet Jagielloński i Uniwersytet z Edynburga, które dotyczyły aspektów organizowania i zarządzania kulturą za granicą. Wykłady te kończyły się kilkumiesięczną praktyką zagraniczną. Zdaniem dyrektora Festiwalu Muzyki Polskiej była to dla niego niesamowita lekcja profesjonalizmu i nowoczesności. Może to jest właśnie idealna droga, aby połączyć interdyscyplinarne studia nastawione na zarządzanie kulturą z dobrze zorganizowaną praktyką zawodową. Oczywiście, wszyscy goście podkreślili, że gdyby rzeczywiście otwarcie nowego kierunku miało miejsce, to byliby oni chętni do współpracy zarówno w zakresie praktyk zawodowych, jak i dzielenia się swoimi doświadczeniami. Wnioskując z nastawienia uczestników konferencji do tego pomysłu, może byłaby szansa stworzenia studiów, które zapewniłyby rozwój w tej dziedzinie ludziom, którzy są zainteresowani organizowaniem wydarzeń kulturalnych i nie tylko.


Trzeci blok tematyczny dotyczył doświadczeń studentów w organizacji wydarzeń kulturalnych. Panelistami byli Mateusz Ostaszewski (Niezależne Zrzeszenie Studentów Uniwersytetu Ekonomicznego), Sylwia Kisielica (Samorząd Studentów Uniwersytetu Jagiellońskiego) oraz Maciej Sowa (2waves music).


Pierwszą osobą dokonującą prezentacji był Mateusz Ostaszewski, obecnie menedżer produktów branży IT. Jako członek Niezależnego Zrzeszenia Studentów ówczesnej Akademii Ekonomicznej odpowiadał za jego promocję oraz organizację Unimil X-treme Spring Jam. Odbywająca się w 2005r. impreza była pierwszym tego typu wydarzeniem w Polsce. W programie znalazł się między innymi przejazd rolkarzy ulicami Krakowa, mistrzostwa w jeździe na deskorolce i minirampie, malowanie graffiti oraz pokaz breakdance. Ostaszewski podkreślał, że w realizacji każdego projektu obowiązują uniwersalne zasady, których przestrzeganie jest gwarantem sukcesu. Według niego podstawą jest dobry pomysł i wizja, ponieważ są to zasoby, których nie można zdobyć – w przeciwieństwie do wiedzy. Kolejnymi kwestiami, o drugorzędnym znaczeniu, jest skompletowanie zespołu, zgromadzenie finansów, dysponowanie czasem odpowiednim do realizacji projektu oraz szeroko zakrojona promocja. Zasady te jego zdaniem są niezmienne niezależnie od wielkości, charakteru i technologii, a podstawowym budulcem na którym powinna opierać się organizacja całego przedsięwzięcia jest wspomniany wcześniej pomysł.


Kolejne wystąpienie dotyczyło działalności Samorządu Studentów Uniwersytetu Jagiellońskiego (SS UJ). Przygotowała je Sylwia Kisielica, była szefowa Uczelnianej Komisji Kultury i  rzeczniczka prasowa SS UJ. Na początku swojej wypowiedzi podkreśliła, że czuje się praktykiem zarządzania, a niezbędne umiejętności zdobyła działając w licznych organizacjach studenckich. Komisja, której przewodzi, tworzona jest przez studentów i dla studentów. W ramach działalności przygotowywane są imprezy cykliczne oraz „nowatorskie". Oprócz wydarzeń cyklicznych, których organizacja narzucona jest przez tradycję i kalendarz, jak np. Wielka Integracja Studentów UJ, Wybory Najmilszej Studentki i Super Studenta, Wesele, Juwenalia, Przegląd Kapel Studenckich (PKS), tworzone są także wydarzenia wynikające z potrzeby chwili jak koncerty charytatywne wspierające osoby chore. Głównym celem działalności Uczelnianej Komisji Kultury jest integracja studentów oraz podtrzymywanie tradycji i propagowanie kultury, również wśród gości z zagranicy. Sylwia Kisielica, tak samo jak jej przedmówca, podkreślała, że najważniejszy w realizacji projektu jest pomysł. Później należy zadbać o odpowiednie planowanie i organizację pracy w grupie, na tym etapie niezwykle istotny jest wybór koordynatora projektu, bo to on w dużej mierze decyduje o jego powodzeniu. Później formułowany jest wstępny kosztorys, poszukiwani są sponsorzy i partnerzy, następuje kontakt z artystami i promocja wydarzenia. Specyficzną cechą organizacji wydarzenia przez Samorząd Studentów jest rozliczenie całości według obowiązującej na Uczelni procedury. Prelegentka podkreślała, że dużo łatwiej uzyskać sponsorów na duże wydarzenia, niż na małe wymuszone kalendarzem. Dodatkową trudnością przy organizacji niektórych imprez jest zbyt mała publiczność. Sposobem na zwiększenie ilości osób uczestniczących w danym evencie oprócz działań marketingowych i nietypowych pomysłów takich jak np. Mikołajki w stylu hawajskim, jest organizacja koncertu „gwiazdy" mającej uświetnić wydarzenie nie cieszące się zbyt dużą popularnością. Myślą przewodnią całego wystąpienia było stwierdzenie, że bez różnorodnego doświadczenia nabytego podczas pracy w organizacjach studenckich znacznie trudniej jest radzić sobie z zadaniami jakie stawia przed menadżerem organizacja imprez kulturalnych.


Ostatnim z uczestników trzeciego bloku konferencji był Maciej Sowa, student prawa na Uniwersytecie Jagiellońskim, który swoją przyszłą karierę zawodową ma zamiar związać z prawem własności intelektualnej. Obecnie pracuje w redakcji muzycznej radia oraz wraz z Mariuszem Migalskim współtworzy 2waves music. Warto przytoczyć cytat ze strony agencji, definiujący typ działalności jaką podejmują: „Na falach naszego projektu tworzą się ważne wydarzenia kulturalne. Płyniemy w stronę setek koncertów, tysięcy ludzi, milionów godzin muzyki. W morzu muzycznego szumu rozdajemy koła ratunkowe. Nie dajemy się utopić. 2waves music jest odbiciem pasji dwóch postaci. Tworzymy agencję koncertową i bookingową, zajmującą się promocją oraz managementem artystów. Celem jest prezentowanie tylko tego, co starannie wyselekcjonujemy."  Agencja aktywnie działa od 6 miesięcy, w tym czasie zorganizowała koncerty ponad 15 artystów. Motorem do działań jest głównie pasja, co widać w przytoczonym powyżej cytacie. Dzięki niej, zdaniem Macieja Sowy, łatwiej jest przekonać innych do organizowanego przez siebie projektu, oraz pozyskać niezbędne fundusze, które „leżą na ulicy". Agencja 2waves music przy każdym realizowanym przez siebie projekcie posiadała sponsora, co wskazuje na ich duże umiejętności w zakresie fundraising. Tak samo jak u poprzedników za najważniejszy w realizacji całego projektu uważany jest pomysł, będący „petardą", która ma sprawić, że wydarzenie zostanie zrealizowane z odpowiednim rozmachem. Przy przygotowaniu eventu należy odpowiedzieć sobie na następujące pytania: dlaczego organizujemy?, co projekt ma na celu?, w jaki sposób zostanie zrealizowany?, oraz dlaczego w takim czasie? Analiza odpowiedzi na ostatnie pytanie spowodowała, że działalność 2waves music została chwilowo zawieszona, ze względu na zbyt dużą ilość festiwali w Krakowie w okresie wiosenno-letnim, co wiąże się z trudnością w przyciągnięciu publiczności. W chwili obecnej właściciele agencji podejmują niezbędne kroki do założenia fundacji, ponieważ uważają, że jest to najlepsza forma prawnej organizacji, dostosowana do ich potrzeb, najbardziej kreatywna i pozwalająca w najłatwiejszy sposób uzyskać fundusze na działalność.


Po prezentacjach nastąpił panel dyskusyjny prowadzony przez Paulinę Chodnicką, studentkę polonistyki i zarządzania kulturą, organizatorkę comiesięcznych spotkań „Dobry wieczór przy kulturze", a także reporterkę i redaktorkę autorskiej audycji „Roboty studenckie" w Radiofonii. Pytania zadawane przez uczestników konferencji dotyczyły między innymi kontrowersji jakie wzbudzali sponsorzy imprez organizowanych przez prelegentów. Formułowane były także zarzuty o zbytnią komercjalizację imprez organizowanych przez Samorząd Studentów i ich małą wartość edukacyjną.


Trzeci blok konferencji, zgodnie z podsumowaniem jakie wygłosiła dr Joanna Szulborska – Łukasiewicz, w największym stopniu ujawnił tytułowy rozdźwięk „między teorią a praktyką". Wszyscy uczestnicy trzeciego panelu podkreślali, że niezbędną do zarządzania wiedzę uzyskali aktywnie organizując eventy, a nie zgłębiając teoretyczne podstawy zarządzania. Z ich prezentacji można wysunąć wniosek, że organizacja kierunku związanego stricte z zarządzaniem eventami nie jest potrzebna. Nacisk w kształceniu przyszłych kadr menedżerskich powinien być raczej ukierunkowany na praktykę. W porównaniu do uczestniczących w drugim panelu organizatorów krakowskich festiwali studenci cechowali się dużym zapałem i aktywnością. Zbyt małe fundusze nie stanowiły dla nich przeszkody w organizacji wydarzenia. Warto zadać sobie pytanie z czego wynika taka różnorodność postaw. Czy jest to wynikiem zbyt małego doświadczenia i nienatrafienia na machinę biurokracji, która potrafi zepsuć nawet najciekawszy pomysł? Czy wręcz przeciwnie, młodzi ludzie cechują się większą aktywnością, świeżymi pomysłami, nie ma dla nich rzeczy niemożliwych, są bardziej elastyczni, ciekawi świata i kreatywni? Spór ten wydaje się być niemożliwym do rozstrzygnięcia.

Podsumowując, na Konferencji Event Management zjawiło się 88 uczestników. Wysłuchali oni wypowiedzi 18 prelegentów pogrupowanych w trzy panele dyskusyjne dotyczące: edukacji event management w Polsce, organizacji wydarzeń kulturalnych w Krakowie oraz doświadczeń studentów w przygotowywaniu eventów. Konferencja stała się przyczynkiem do dalszych dyskusji i rozmów, prowadzonych już w kuluarach. Zrodził się pomysł na przyszłość, by skonfrontować uczestników obu paneli, co niewątpliwie pozwoliłoby szerzej rozwinąć temat eventów. Konferencja była próbą odpowiedzi na pytania postawione przez jej organizatorów, część z nich niestety pozostała bez odpowiedzi, za to zrodziło się wiele nowych. Spotkania, takie jak Konferencja Event Management, są bardzo ważne zarówno dla panelistów jak i dla widzów, ponieważ stanowią forum do wymiany zdań i doświadczeń oraz są miejscem nawiązywania kontaktów. Organizatorzy mają nadzieję, że w przyszłości będzie więcej tego typu inicjatyw o różnej tematyce dotyczącej kultury.

 

Projekt został dofinansowany z funduszy Rady Kół Naukowych UJ.

Tekst: Katarzyna Karkoszka, Weronika Pokojska, Agnieszka Pudełko, Barbara Witkowicka

Zdjęcia: Weronika Pokojska