Sprawozdanie z konferencji "Systemy informatyczne w zarządzaniu"

Dzień I (20 maja 2014 r.)
 
Konferencja „Systemy informatyczne w zarządzaniu" została otwarta zgodnie z planem o godzinie 10.00 20 maja 2014 r. w jednej z sal Wydziału Zarządzania i Komunikacji Społecznej przez główną koordynatorkę – Gabrielę Orzech.
 
Henryk Wojtaszek "Narzędzia wykorzystywane do zarządzania dokumentami i projektami"
 
 
Pierwszy wykład poprowadził Henryk Wojtaszek na temat narzędzi wykorzystywanych przy zarządzaniu dokumentami i projektami. Prelegent ma duże doświadczenie w pracy w środowisku bankowym, więc opowiedział o narzędziach z których aktualnie korzysta się w tej sferze. Każde z nich ma wielki wpływ na budowę relacji pomiędzy pracownikami oraz organizację pracy w biurze. Wielkim problemem obecnie w bankach jest wysoki poziom rotacji, co po części może być przyczyną bardzo uważnej kontroli pracy. Z innej strony taka biurokracja i monitorowania działań pracowników prowadzi do sprawnego pełnienia przez nich swoich obowiązków oraz jako skutek prowadzi do bardziej jakościowej obsługi klienta i systematyzacji danych. W trakcie wykładu zostało wymienione kilka programów, które ułatwiają pracę z dokumentami jak np. OCR, Microsoft SharePoint, TRAC, Xerox DocuShare i inne. Te aplikacje są najczęściej darmowe i pełnią rozmaite funkcje, przydatne w pracy biurowej. Na przykład OCR służy do porządkowania dokumentów przez ich skanowanie i wysyłania do odpowiednich folderów, co pozwala skutecznie segregować dużo dokumentów, które w końcu trafiają do właściwego użytkownika. Z kolej Microsoft SharePoint jest platformą, podobną do sieci społecznościowej w korporacji. Za jej pomocą można wymieniać się plikami, informacją, również prowadzić wirtualne burze mózgów i akumulować pomysły. Zagrożenie, które za tym się kryje, to kontrola treści przesyłanych pomiędzy pracownikami, które może stwarzać pewne ograniczenia lub wręcz stresująca atmosferę.
 
Żaneta Nejman "Regon, jako system informacyjny administracji publicznej"
 
Żaneta Nejman przedstawiła temat "REGON, jako system informacyjny administracji publicznej". Wystąpienie obejmowało zagadnienie systemu zarządzania, systemów informacyjnych w zarządzaniu organizacją, administracji publicznej, informacji, jako elementu systemu informacyjnego administracji publicznej, zasobów informacyjnych administracji publicznej i REGON-u. Przedstawiono schematy przedsiębiorstw w ujęciu systemowym, podstawową strukturę organizacyjną przedsiębiorstw, strukturę administracji publicznej. Słuchacze zostali zapoznani ze społecznymi funkcjami informacji oraz zasobami informacyjnymi administracji publicznej z podziałem na te przynależące do województw, samorządów terytorialnych różnych szczebli, przedsiębiorstw komunalnych oraz  Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Ministerstwa Finansów, Ministerstwa Edukacji Narodowej, Głównego Urzędu Statystycznego, Ministerstwa Skarbu, Głównego Geodety Kraju. Szczegółowo omówiono REGON, jako zbiór informacji o podmiotach gospodarki narodowej prowadzonym w systemie informatycznym w postaci centralnej bazy danych oraz terenowych baz danych.
 
Mateusz Muryjas „Business Intelligence: ask, answer, analyze & act – jak zwiększyć konkurencyjność organizacji w 4 krokach?"
 
Wystąpienie Mateusza Muryjasa przyciągnęło najwięcej odbiorców. Prezentacja nosiła tytuł "Business Intelligence: ask, analize & act. Jak zwiekszyć konkurencyjność organizacji w 3 krokach?" W wystąpieniu podkreślono, że modele biznesowe nie są zarezerwowane wyłącznie dla biznesu. Prelegent przedstawił także, co wspólnego mają ze sobą marki Facebook, Tesco, Google i Bank Pekao. W prezentacji podkreślono, że każda z firm gromadzi mnóstwo danych dotyczących aktywności użytkowników w sieci. Dane te również gromadzi się za pomocą tzw. kart lojalnościowych. Słuchaczom zostało przybliżone pojęcie Business Intelligence, jako proces przekształcania danych w informacje zwiększające zysk i konkurencyjność. By skutecznie wykorzystać pozyskane dane należy podjąć trzy podstawowe kroki:
1. zdefiniować pytania i pozyskać dane,
2. przeanalizować dane,
3. wykorzystać wiedzę .
Każdy z etapów został szczegółowo omówiony na przykładzie organizacji konferencji i wystawy w muzeum.
 
Mateusz Hauschild "Profesal, jako system zarządzania organizacjami pozarządowymi"
 
 
Prezentacja Mateusza Hauschilda odpowiedziała na pytanie po co NGO system. Zwrócono uwagę na misję organizacji, jej specyfikę, sposoby działania, osoby zaangażowane oraz beneficjentów. Prelegent podkreślił, że wprowadzając system informatyczny do organizacji pozarządowej należy przede wszystkim określić potrzeby organizacji i próbować znaleźć narzędzie umożliwiające spełnienie tych potrzeb. Jako przykład został szczegółowo omówiony system Profesal, wykorzystywany m.in. w Stowarzyszeniu WIOSNA. Zwrócono uwagę na możliwości systemu, jakimi są ułatwienie zarządzania klientami, polepszenie organizacji pracy, profesjonalny CRM, zarządzanie serwisem, dokumentami, produktami, zasobami. Profesal umożliwia także budowanie bazy wiedzy oraz analizę danych.
 
Agnieszka Szostak "Czy systemy informatyczne przyczynią się do rozwoju Muzeum Historycznego Miasta Krakowa?"
 
Po przerwie obiadowej odbyła się prelekcja „Czy systemy informatyczne przyczynią się do rozwoju Muzeum Historycznego Miasta Krakowa?". Agnieszka Szostak podczas wystąpienia zaprezentowała działalność Muzeum Historycznego Miasta Krakowa, jego rozwój w ostatnich latach, systemy informatyczne wykorzystywane do zarządzania wspomnianego Muzeum oraz obszary działalności wspierane przez nowe technologie. Podkreślono, że Muzeum Historyczne Miasta Krakowa posiada około 85 000 muzealiów. Według danych z 2013 r. składa się z 14 oddziałów, w których łącznie pracuje 262 osoby. Obecnie w obszarze IT zatrudnionych jest 9 osób (w 2004 r. była to 1 osoba). Prezentacja omawiała trendy w obszarze IT Muzeum. Podkreślono obszary działalności Muzeum wspierane przez systemy informatyczne. Zaliczyć tutaj można systemy wspierające działalność wystawienniczą i prezentację zbiorów oraz zarządzanie i organizację pracy. W opisie stosowanych rozwiązań wykorzystano spojrzenie wewnątrzorganizacyjne, jak również spojrzenie odbiorców.
 
Dorota Kawęcka "Creative Commons, czyli dobro wspólne. Wolne licencje w służbie otwierania zasobów dziedzictwa kulturowego
 
Dorota Kawęcka w prezentacji zapoznała słuchaczy z definicją dobra wspólnego. Omówiono również mechanizmy prawne pozwalające zabezpieczać najważniejsze dla społeczeństwa zasoby. Uczestnikom konferencji przedstawiono definicję otwartych zasobów, a także różnice pomiędzy poszczególnymi licencjami Creative Commons. Szczególną uwagę poświęcono uznaniu autorstwa, uznaniu autorstwa na tych samych warunkach, domenie publicznej oraz przekazaniu do domeny publicznej. Prezentacja została poparta przykładami, do których zaliczyć można Europeanę, Europeanę Fashion, Rijksmuseum (z ciekawymi aplikacjami Faces of the Rijksmuseum, czy Dook voor in je hook) oraz polski przykład Otwartej Zachęty.
 
Była to ostatnia prelekcja pierwszego dnia konferencji.
 
Dzień II (21 maja 2014 r.)
 
Estimote „Beacony i Internet of Things w instytucjach kultury"
 
 
Drugi dzień konferencji rozpoczął się prelekcją „Beacony i Internet of Things w instytucjach kultury". Firmę Estimote reprezentował Wojciech Borowicz. Prelegent zapoznał uczestników z pojęciem Internet of Things. Przedstawił narzędzie Beaconów, niewielkich czujników, które wymieniają informację z telefonem komórkowym wyposażonym w odpowiednią aplikację wraz z możliwościami, jakie niesie ich zastosowanie w sektorze kultury oraz innych dziedzinach życia.
 
Marek Pawelczyk "Nowy model zarządzania cyfrowym przepływem informacji"
 
Prelekcję w imieniu Marka Pawelczyka poprowadził Łukasz Gwóźdź. Prezentacja Łukasza Gwoździa miała na celu uwypuklenie rozwiązań ułatwiających przepływ dokumentów w organizacjach. Idealnym rozwiązaniem jest posiadanie odpowiedniego sprzętu, oprogramowania OCR ora Intranetu. Podkreślono, że system obiegu dokumentów daje szybszy czas reakcji, obniża koszty administracyjne, zapobiega gubieniu się dokumentów, usprawnia obieg dokumentów w obrębie firmy, oszczędza czas i pieniądze. Podczas prezentacji omówiono także możliwości urządzeń wejścia i wyjścia m.in. kopiowanie, bezpieczny wydruk, serwer dokumentów, faks, magazyn papieru, przygotowanie dokumentów do edycji bezpośrednio po zeskanowaniu. Zapoznano słuchaczy ze schematem przepływu pracy oraz przykładami prostych darmowych systemów DMS.
 
Maria Cibicka "Technologie w Artetece"
 
 
Maria Cibicka w swej prezentacji przedstawiła Artetekę działającą w ramach Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej w Krakowie. Podkreślono, że Arteteka, to przede wszystkim zbiory zarówno książek i materiałów w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Opisano, w jaki sposób zbiory są chronione. Podkreślono zadania podmiotu, jakimi są gromadzenie, kontrola zbiorów, opracowywanie, udostępnianie, statystyka biblioteczna, informacja bibliograficzna, bibliografie regionalne. Uczestnicy konferencji mogli dowiedzieć się jakie narzędzia wykorzystuje Arteteka w swojej pracy. Wymienione zostały tutaj m.in. komputery all in one z dotykowymi ekranami, tablety graficzne, pianino cyfrowe, play station i inne. W Artetece dokumentuje się również wydarzenia artystyczne. Podzielono zasoby na muzykę, obraz oraz słowo. Docelowo Arteteka ma gromadzić 20 000 dokumentów o wolnym dostępie. Słuchacze zostali zapewnieni, że w Artetece można, posłuchać, pooglądać, pobawić się, uczyć się, tworzyć, współtworzyć, czytać. Jest to miejsce, gdzie istnieje możliwość wypożyczenia e-czytnika książek.
 
Anna Brakoniecka "Zarządzanie serwisem w kręgach uniwersyteckich i bibliotekarskich z wykorzystaniem technologii Open Source (Project Snapshots)"
 
Anna Brakoniecka przedstawiła zagadnienie technologii Open Source. Szczególna uwaga została zwrócona na wykorzystanie tej technologii w przy zarządzaniu serwisem w kręgach uniwersyteckich i bibliotekarskich. Wystąpienie zostało poparte ciekawymi przykładami z rynku niemieckiego. Przedstawiono również w jaki sposób konkretne rozwiązania usprawniają pracę instytucji.
 
Anna Gabryś "Standardy zarządzania kolekcjami i informatyczne narzędzia jako ułatwienie dostępu do kultury w świecie wirtualnym i rzeczywistym"
 
O tym, jakie standardy istnieją w zarządzaniu kolekcjami opowiedziała dr Anna Gabryś. Podczas wystąpienia została poruszona również kwestia informatycznych narzędzi ułatwiających dostęp do kultury w świecie wirtualnym i rzeczywistym. Przedstawione zostały między innymi wyniki krótkiej sondy na temat powodów "zwiedzania" kolekcji muzealnych, bibliotecznych, archiwalnych on-line.
 
Katarzyna Zielonka, Alicja de Rosset "Programy do ewidencji i zarządzania zbiorami w polskich muzeach"
 
Kolejny wykład, prowadzony przez Alicję do Rosset i Katarzynę Zielonkę, był poświęcony programom do ewidencji i zarządzania zbiorami w polskich muzeach. Prelegentki opowiedziały o działalności Narodowego Instytutu Muzealnictwa i Ochrony Zabytków. Jednym z kluczowych celów tej instytucji w ostatnich latach jest badanie, zarządzanie i kontrolowanie procesu digitalizacji w polskich muzeach. Nowoczesne technologie sprawiły, że powstało zapotrzebowanie na możliwość wirtualnego obejrzenia wystaw. Od pierwszego stycznia NIMOZ pełni rolę Centrum kompetencji ds. digitalizacji w muzeach, w związku z tym do jego głównych zadań należy: m.in. standaryzacja procesów digitalizacji, prowadzenie szkoleń, współpraca krajowa i zagraniczna. Uczestnicy wykładu mogli porównać jak działają podobne instytucje w różnych krajach i zobaczyć rezultaty ich długoletniej pracy. Na wykładzie skupiliśmy się na 31 największych muzeach w Polsce. Podczas wykłady zaprezentowano ciekawe badania dotyczące cyfryzacji, z których na przykład wynika, iż prawie 85% muzeów prowadzi ewidencję papierowa i zbiorową, ale zaledwie 10% udostępniają swoje kolekcje w Internecie. Na spotkaniu również mogliśmy więcej dowiedzieć się o e-muzeach i badaniach nad prawami autorskimi, co jest nieodłączną częścią udostępniania eksponatów w wersji elektronicznej. Wykład kończył się krótkim podsumowaniem i przedstawieniem planu działań instytutu na kolejne lata.
 
Napoleon Bryl "Wykorzystanie iPadów w zarządzaniu"
 
Napoleon Bryl przedstawił w jaki sposób nowe technologie ułatwiają zarządzanie. Całość wystąpienia udowadniała użyteczność iPadów w procesie zarządzania instytucji. Pan Napoleon Bryl zaprezentował szeroki wachlarz funkcji iPadów, które mogą być wykorzystywane zarówno do pracy biznesowej jak i pracy nonprofit.
 
Konferencję zakończyła główna koordynator podziękowaniem dla wszystkich obecnych, osób które przyczyniły się do powstania konferencji oraz podmiotów finansujących przedsięwzięcie: Radzie Kół Naukowych Uniwersytetu Jagiellońskiemu, a także Miastu Kraków.
 
Koordynator konferencji: Gabriela Orzech
 
Więcej informacji na stronie: https://informatykawzarzadzaniu.wordpress.com
 
 
Data opublikowania: 04.06.2014
Osoba publikująca: Agnieszka Pudełko